Come bloccare le camere d'albergo

Una prenotazione di 10 o più camere d'albergo conta come un 'blocco'. Le prenotazioni di blocco sono utili per matrimoni e altri grandi eventi in cui molte persone viaggeranno da fuori città. Per creare il tuo blocco, ti consigliamo di fissare il numero di camere di cui avrai bisogno e le date di prenotazione. Quindi, chiama gli hotel che hai scelto e discuti i termini di prenotazione. Quando tutto è organizzato, invia tutti i dettagli ai tuoi ospiti in modo che possano effettuare le loro prenotazioni. I tuoi ospiti probabilmente ti ringrazieranno per aver risparmiato tempo e denaro organizzando blocchi.

Passi

Parte uno di 3: Raccolta dei dettagli della prenotazione

1. uno Determina di quante stanze avrai bisogno. Controlla l'elenco degli invitati o dei partecipanti e conta quante persone viaggeranno da fuori città. Stimare che ciascuna di queste persone avrà bisogno di una stanza separata. Se vedi una famiglia nella tua lista, prova a indovinare di quante stanze avrà bisogno. È ancora meglio se riesci a suddividere il numero di camere singole, matrimoniali, queen, king o altro di cui avrai bisogno.
2. 2 Conosci le date della tua prenotazione. Prima di iniziare a cercare o richiedere tariffe, pensa a quanto tempo i tuoi viaggiatori avranno bisogno di soggiornare in un hotel. In genere è meglio prenotare un blocco di camere che coprirà i primi arrivi fino alle ultime partenze. Tieni presente che gli hotel sono generalmente più riluttanti a consentire blocchi di camere per una sola notte del fine settimana.
   • Ad esempio, se il tuo matrimonio è di sabato, probabilmente dovrai prenotare le stanze da giovedì a lunedì.
3. 3 Scegli più hotel con fasce di prezzo variabili. Dopo aver avuto un'idea delle tariffe individuali, restringere le opzioni di hotel a solo 2-3 scelte. Prova a pensare ai tuoi ospiti e ai loro limiti di budget o alle loro preferenze personali. Seleziona hotel che li rendano confortevoli e convenienti. Annuncio pubblicitario

Parte 2 di 3: Effettuare la prenotazione

1. uno Chiama gli hotel selezionati per discutere le tariffe delle camere per blocco. Ora che hai in mente una tariffa di riferimento, contatta nuovamente gli hotel che hai scelto. Questa volta parla con loro della possibilità di prenotare un blocco di stanze per le date previste. Si spera che l'agente di prenotazione confermi di avere a disposizione il numero di camere richiesto. Quindi, confronta attentamente il prezzo del blocco con il prezzo della camera singola di prima.
   • Se il prezzo di blocco è troppo alto, informa l'agente della tua ricerca precedente e richiedi una tariffa inferiore. Sii educato, ma non accettare nulla finché non sei soddisfatto della tariffa indicata.
   • Ti consigliamo di avviare il processo di prenotazione 3-8 mesi prima del tuo evento. Questo dà sia ai tuoi ospiti che all'hotel tutto il tempo per prendere accordi.
2. 2 Informarsi su eventuali regole o restrizioni sui blocchi di camere. Quando parli con l'agente di prenotazione, chiedigli di precisare tutte le regole relative al blocco della tua stanza. In alcuni casi, gli hotel potrebbero addebitare costi aggiuntivi per determinati servizi o per i check-in tardivi. Verifica se devi versare un deposito per garantire la prenotazione. Chiedere se un certo numero di camere deve essere prenotato in anticipo per mantenere il blocco.
   • Ti consigliamo inoltre di ricontrollare che i tuoi ospiti saranno in grado di effettuare la prenotazione della propria camera. Chiedi se è presente un codice particolare che dovranno utilizzare o se dovranno chiamare un determinato numero di hotel.
   • Per mantenere il blocco, gli hotel di solito richiedono che l'80% delle camere del blocco siano prenotati entro una scadenza prestabilita.
3. 3 Richiedi una camera comp. Molti hotel offriranno gratuitamente una sala all'organizzatore di un evento. 'Compongono' la camera per tutto o almeno una parte del soggiorno. Questo è ancora più probabile se sei la sposa o lo sposo che prenotano stanze per il tuo matrimonio. Se l'hotel non è in grado di organizzare la tua camera, chiedi loro quali vantaggi potrebbero darti in cambio della prenotazione.
   • Ad esempio, un hotel potrebbe essere in grado di offrire un upgrade gratuito per la tua camera o buoni per il ristorante dell'hotel.
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Parte 3 di 3: Rispetto della data limite

1. uno Scegli una data limite per la prenotazione. Gli hotel di solito richiedono che tu scelga una data 2-3 settimane prima del tuo evento per fungere da limite per le prenotazioni di blocco. Ciò consente all'hotel di rilasciare le camere non prenotate affinché altre persone possano prenotarle. Seleziona una data che dia ai tuoi ospiti tutto il tempo per fare la scelta dell'hotel. Quindi, spargi la voce sulla data limite e avverti i tuoi ospiti che probabilmente dovranno pagare il prezzo intero se la perdono.
2. 2 Informa i tuoi ospiti del blocco della stanza il prima possibile. Metti le informazioni complete sulla prenotazione sul sito web dell'evento. Invia un'e-mail con i dettagli. Chiama personalmente le persone e informale della prenotazione. Per un matrimonio, invia una scheda di prenotazione insieme al tuo invito.
3. 3 Resta in contatto con i tuoi hotel man mano che l'evento si avvicina. Ogni settimana circa, chiama gli hotel scelti per vedere come si sta riempiendo il blocco. Se la scadenza si avvicina e il blocco è ancora vuoto, potresti dover inviare un promemoria aggiuntivo ai tuoi ospiti. Una semplice e-mail di massa che ricorda a tutti di prenotare entro una certa scadenza di solito fa il trucco.
   • Molti hotel ti forniranno anche un elenco specifico di chi ha prenotato nel blocco su richiesta.
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Suggerimenti

• Controlla se il tuo hotel offre un servizio navetta. Questa è una comodità che i tuoi ospiti potrebbero apprezzare se l'evento si svolge relativamente vicino all'hotel.

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• Conosci gli orari di check-in e check-out e trasmetti queste informazioni ai tuoi ospiti.

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