Come organizzare un ritiro aziendale

Un ritiro aziendale può essere solo il cambio di scenario di cui hai bisogno per portare a termine le cose, risolvere un problema a livello aziendale o semplicemente ottenere una nuova prospettiva. I ritiri aziendali combinano gli affari con un po 'di divertimento, al di fuori del normale ambiente di lavoro, per motivare i dipendenti e far circolare le idee. Detto questo, è importante sapere come organizzare in modo efficace un ritiro in modo che tutti ne traggano vantaggio e tu ottenga il massimo dal tuo tempo e denaro.

Passi

Metodo uno di 3: Stabilire uno scopo e obiettivi

1. uno Decidi cosa vuoi ottenere con il ritiro in generale. Punta a migliorare qualcosa all'interno dell'azienda o ad affrontare un problema. Lo scopo del ritiro ti aiuterà a pianificare tutto il resto.
   • Ad esempio, forse la tua squadra ha bisogno di una spinta morale, nel qual caso lo scopo del ritiro potrebbe essere che le persone si rilassino, si divertano e si motivino.
   • Forse la comunicazione è stata difficile negli ultimi tempi all'interno dell'azienda, quindi lo scopo potrebbe essere che i dipendenti si connettano e imparino a comunicare meglio tra loro.
   • Se l'azienda è bloccata nel tentativo di risolvere un problema particolare o di portare avanti l'attività in un certo senso, potresti concentrare il ritiro sul brainstorming e mirare a tutti a partire con nuove idee di business.

   Mancia : Il tuo ritiro può combinare cose diverse. Ad esempio, il giorno 1 può concentrarsi sulla comunicazione, il giorno 2 può concentrarsi su idee di business e il giorno 3 potrebbe essere puramente ricreativo in modo che tutti possano rilassarsi e rinfrescarsi.

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2. 2 Stabilisci obiettivi specifici e realistici che siano in linea con lo scopo. Usa lo scopo generale che hai deciso per creare un elenco di obiettivi attuabili e raggiungibili. Assicurati che siano obiettivi che possono essere effettivamente raggiunti in un lasso di tempo realistico.
   • Ad esempio, se il tuo scopo è fare brainstorming di idee di business, stabilisci l'obiettivo di terminare il ritiro con un numero X di potenziali soluzioni a un problema specifico o un numero X di nuove idee di prodotto.
   • Se vuoi migliorare la comunicazione tra i team, potresti fissare l'obiettivo di far capire meglio a ogni team come lavorano gli altri team e come preferiscono comunicare. Oppure, forse i tuoi team effettuano il telelavoro e vuoi solo che le persone si conoscano a livello personale in modo che siano più a loro agio nel comunicare al lavoro.
3. 3 Invia un sondaggio prima del ritiro per ottenere il contributo dei dipendenti. Chiedi a ogni dipendente che parteciperà al ritiro di compilare in modo anonimo un sondaggio su cosa sta andando bene all'interno dell'azienda e cosa potrebbe essere migliorato. Questo input ti aiuterà a creare l'agenda del ritiro e a pianificare le attività.
   • Poni domande specifiche per gli obiettivi e lo scopo che ti sei prefissato. Ad esempio, se vuoi migliorare la comunicazione, chiedi cose come: 'Dove pensi che sia la più grande interruzione della comunicazione nella nostra azienda?' e, 'Come pensi che la comunicazione all'interno del tuo dipartimento potrebbe essere migliorata?'
   • Puoi anche porre domande più ampie come 'Cosa pensi che la nostra azienda stia facendo estremamente bene?' e 'Cosa pensi che potrebbe essere migliorato nella nostra azienda?'
4. 4 Usa i risultati del sondaggio per modificare il tuo piano per il ritiro. Utilizza le risposte alle domande del sondaggio per identificare le tendenze osservando le risposte comuni. Affronta i problemi quando tutti sono insieme durante il ritiro.
   • Ad esempio, se molte persone affermano che c'è un problema con la comunicazione tra il reparto vendite e il reparto sviluppo, è possibile includere seminari per addetti alle vendite e allo sviluppo durante il ritiro per migliorare la comunicazione.
   • Se le persone dicono di sentirsi sottovalutate come dipendenti, potresti tenere sessioni di brainstorming per trovare idee su modi per aiutare le persone a sentirsi più apprezzate quando realizzano il lavoro.
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Metodo 2 di 3: Organizzare la logistica per il ritiro

1. uno Stabilisci un budget per coprire tutte le spese del ritiro. Avrai bisogno di sapere quanto si può spendere per il trasporto, l'affitto della struttura, l'alloggio, il cibo, le attrezzature e qualsiasi intrattenimento. Questo ti aiuterà a determinare cose come la posizione e la durata del ritiro.
   • Collabora con il dipartimento finanziario e i responsabili delle decisioni per ottenere l'approvazione di un budget realistico.
   • Se il ritiro cade in giorni non lavorativi, non devi necessariamente pagare i dipendenti per il loro tempo (a meno che tu non voglia), ma non fargli pagare nulla di tasca propria per il viaggio. Metti in chiaro ai dipendenti che il viaggio sarà interamente a carico dell'azienda.
   • Se è la prima volta che organizzi un ritiro, non deve essere un grande affare di fantasia. Puoi iniziare in piccolo, quindi imparare da questo primo ritiro e applicare quelle lezioni per pianificare qualcosa di ancora più grande e migliore la prossima volta.
2. 2 Decidi la durata del ritiro e le date. Un tipico ritiro aziendale dura da 2 a 7 giorni. Decidi quanto tempo è sufficiente per raggiungere i tuoi obiettivi, quindi scegli le date in cui andare e annunciale all'azienda.
   • Per aiutarti a decidere le date, puoi creare un foglio di calcolo con 3 diverse opzioni di date per il ritiro. Chiedi a tutti in azienda di specificare le date che possono e non possono partecipare, quindi scegliere le date a cui la maggior parte delle persone potrà partecipare.
   • Inizia a pianificare 3 mesi in anticipo per gruppi di massimo 10 persone, 5 mesi in anticipo per gruppi di 10-50 persone e 8 mesi in anticipo per ritiri di dimensioni maggiori. Questo ti darà abbastanza tempo per capire il resto della logistica e trovare le migliori offerte.
3. 3 Scegli un luogo che si adatti al tuo gruppo e ai tuoi obiettivi. Considera cose come la facilità di arrivarci, il tempo e la qualità della tecnologia che sarà disponibile. Scegli un luogo che sia sia pratico (per tenere riunioni o altri esercizi), sia piacevole in modo che le persone possano connettersi, riflettere e trarre ispirazione.
   • Assicurati che ci sia abbastanza spazio per riunioni per contenere il numero di persone invitate al ritiro. Se condurrai sessioni interattive più piccole, cerca un luogo che abbia uffici o stanze oltre allo spazio che utilizzerai per la riunione.
   • Usa lo spazio ricreativo se il tuo ritiro mira a costruire o includere esercizi di team building. Ad esempio, potresti usare un campo da golf, un ranch per ragazzi o un rifugio nella natura con sentieri escursionistici.
   • Se vuoi pianificare un ritiro internazionale, tieni presente che potresti aver bisogno che le persone abbiano visti e passaporti per partecipare. Questo può complicare le cose se stai cercando di organizzare un grande ritiro internazionale.

   Mancia : È una buona idea creare un elenco di 2-3 località diverse, nel caso in cui non ci siano disponibilità, spazio sufficiente o le strutture necessarie.

   
   
   
4. 4 Prenota alloggio e trasporto. Dovrai prenotare camere in un hotel per tutti se il luogo del ritiro non dispone di alloggio. Prenota i voli se necessario, o il trasporto via terra come un autobus o una navetta se puoi guidare fino al luogo del ritiro.
   • Cerca i siti di viaggi e prenotazioni online per trovare le migliori offerte su alloggi di gruppo e trasporti.
   • Se farai volare delle persone, avrai bisogno della data di nascita di tutti per prenotare i voli. Avrai anche bisogno dei loro numeri di passaporto se voli a livello internazionale.
   • Se il ritiro sarà lungo o per un fine settimana, decidi se i dipendenti avranno la possibilità di portare i membri della famiglia. Questo non è necessario, ma se le persone se ne andranno da lì famiglie per un lungo periodo di tempo, è una buona considerazione lasciarle venire se vogliono. Certo, questo sarà molto più costoso e non sempre realistico.
5. 5 Pianifica pasti, snack e bevande. Questo è importante per mantenere le persone piene di energia e impegnate durante il ritiro. Offri i pasti per tutto il tempo in cui i dipendenti saranno al ritiro. Tieni a disposizione acqua, caffè e altre bevande tutto il giorno.
   • Determina se il luogo del ritiro ha il servizio di ristorazione disponibile. In caso contrario, dovrai esaminare i servizi di catering o di consegna per fornire tutti i pasti di cui hai bisogno.
   • Se i dipendenti potranno uscire da soli la sera, sarà sufficiente includere la colazione e il pranzo. In questo caso, valuta la possibilità di fornire uno stipendio ai dipendenti per acquistare la propria cena.
6. 6 Pianifica in anticipo l'attrezzatura e la tecnologia di cui avrai bisogno. Determina se avrai bisogno di apparecchiature di proiezione o qualsiasi altro tipo di attrezzatura tecnologica. Scopri se il luogo del ritiro ha l'attrezzatura necessaria o se dovrai fornirne una tua.
   • Se il luogo del ritiro non ha ciò di cui hai bisogno e non sei in grado di portare tutta l'attrezzatura di cui hai bisogno, cerca le società di noleggio locali che possono fornirti l'attrezzatura tecnologica necessaria per la durata del ritiro.
7. 7 Fornire materiale per prendere appunti ai dipendenti per renderlo facile. Cose come quaderni, taccuini, penne e matite faciliteranno la presa di appunti e aiuteranno durante le attività. Assicurati di averne abbastanza per tutti coloro che parteciperanno al ritiro.
   • Puoi prendere in considerazione l'idea di ottenere quaderni personalizzati e altri cimeli per i dipendenti per avere un ricordo del ritiro se hai il budget per farlo.
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Metodo 3 di 3: Creare l'agenda dei ritiri

1. uno Scegli un facilitatore dall'interno o assumi un facilitatore esterno. Sta a te (e al tuo budget) decidere come facilitare il ritiro. Un facilitatore esterno, sebbene più costoso, è una buona opzione perché ha esperienza nell'agevolare gruppi numerosi e facilita anche da un punto di vista neutrale.
   • Se assumi un facilitatore esterno, assicurati che sia formato nei processi di gruppo e che abbia già condotto ritiri, corsi di formazione o sessioni di sviluppo. Prepara il tuo facilitatore condividendo il background aziendale, gli obiettivi e lo scopo del ritiro.
   • Se tu o qualcun altro della tua azienda faciliterete l'incontro, assicuratevi che voi o quell'individuo rimarrete neutrali durante la facilitazione delle attività e degli incontri.

   Mancia : Il CEO o un manager non sono buone scelte per i facilitatori. È più difficile per loro rimanere neutrali e i dipendenti non si sentiranno a proprio agio.

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2. 2 Pianifica gli oratori che desideri dall'interno o dall'esterno dell'azienda. Scegli dei relatori all'interno della tua azienda e fagli sapere cosa vorresti che si preparassero da condividere con i dipendenti durante il ritiro. Trova esperti esterni o relatori motivazionali da includere nell'agenda del ritiro se ha senso in base ai tuoi obiettivi.
   • Ad esempio, se stai organizzando un ritiro per elaborare nuove idee di business, potresti chiedere ai capi dei diversi dipartimenti di presentare ciò su cui stanno lavorando o cercando di sviluppare. Se vuoi migliorare la comunicazione, potresti trovare un comunicatore esperto per fare una presentazione.
   • I relatori esterni possono partecipare all'evento, se si trovano nelle vicinanze o se si dispone del budget per portarli, oppure effettuare videochiamate durante l'evento se sono lontani. Assicurati di programmarli con largo anticipo (circa 3 mesi se possibile) per assicurarti che blocchino i loro calendari e abbiano tempo per prepararsi.
3. 3 Crea un'agenda rigorosa per utilizzare il tempo in modo efficace. Collabora con il facilitatore per elaborare un programma di attività quotidiane che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi. I partecipanti perderanno la concentrazione dopo circa 90 minuti di lezioni, riunioni o altre attività, quindi includi nell'agenda delle pause di 15 minuti ogni 90 minuti.
   • Sii consapevole del tempo. Non vuoi trattenere le persone più tardi di quanto le hai programmate. Metti insieme un'agenda che si concentri sugli obiettivi specifici nel tempo assegnato.
   • Distribuisci l'ordine del giorno in anticipo. Dare a tutti la possibilità di rivedere l'ordine del giorno prima del ritiro li aiuterà a sentirsi più preparati.
4. 4 Incoraggia i dipendenti a prepararsi in anticipo. Spiega a tutti coloro che parteciperanno quali sono gli obiettivi, cosa vuoi ottenere in generale e chiedi loro di esaminare l'ordine del giorno. Di 'loro di venire preparati con domande, argomenti che vogliono discutere, idee o problemi che vogliono affrontare.
   • Questo è molto importante per ottenere il massimo dal tuo ritiro. Quando i dipendenti vengono preparati, è molto più probabile che tu raggiunga i tuoi obiettivi e tragga il massimo beneficio dal ritiro. Se le persone arrivano alla cieca senza idea di cosa aspettarsi e niente è pronto a contribuire, sarà molto più difficile ottenere risultati.
5. 5 Esegui un test delle strutture per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Andateci presto e fate un test nella struttura del ritiro. Prova cose come luci e attrezzature per assicurarti che tutto funzioni. Prova a sederti dove saranno seduti i partecipanti e assicurati che tutti siano in grado di vedere e ascoltare bene.
   • Ciò contribuirà a evitare che le cose vadano male durante il ritiro effettivo che faranno perdere tempo e causeranno distrazioni.
   • Ricontrolla i posti a sedere per assicurarti che ci sia spazio sufficiente, assicurati che i tuoi prodotti alimentari siano tutti pronti e verifica qualsiasi altra logistica che desideri eseguire senza problemi durante il ritiro.
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Domande e risposte della comunità

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Suggerimenti

• Chiedere ai partecipanti di valutare il ritiro aziendale una volta terminato. Questo ti aiuterà a identificare i successi e le sfide e ti aiuterà a rendere il prossimo ritiro aziendale ancora migliore.

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