Come organizzare un evento di raccolta fondi

Sia che tu voglia essere coinvolto nell'attivismo o che tu debba raccogliere fondi per una causa vicino a te, un evento di raccolta fondi è un modo divertente ed efficace per farlo. Scegli una causa e un tipo di evento, quindi trova un luogo in cui organizzare l'evento. Pianifica l'evento e organizza tutte le forniture, i servizi e il personale necessari in modo da occuparti della logistica. Pubblicizza la raccolta fondi e vendi biglietti per convincere la gente a venire. Il giorno dell'evento, assicurati di organizzare la raccolta fondi con largo anticipo per assicurarti che funzioni senza intoppi. Presto raccoglierai fondi per qualcosa di importante per te e aiuterai gli altri!

Passi

Parte uno di 6: Scelta di un tipo di evento

1. uno Definisci la causa del tuo evento di raccolta fondi. Scegli una causa o un problema per te importante se vuoi raccogliere fondi per una causa di beneficenza. Annota i motivi per cui desideri raccogliere fondi se si tratta di una causa personale, ad esempioraccogliere fondi per la tua squadra sportiva.
   • Ad esempio, potresti scegliere di raccogliere fondi per la lotta contro il cancro, ilcrisi umanitaria in Sudano la battaglia contro gli incendi in Australia. Scegli solo una questione importante alla volta per cui raccogliere fondi per evitare di essere sopraffatto.
   • Se non sei sicuro di cosa vuoi raccogliere fondi, ma sai di voler essere coinvolto nella raccolta fondi, prova a parlare con le organizzazioni della tua comunità. I rifugi per senzatetto, le organizzazioni di veterani, le scuole e le biblioteche hanno spesso bisogno di finanziamenti e avrai un impatto reale proprio lì nella tua comunità.
2. 2 Stabilisci il tuo obiettivo di raccolta fondi. Determina la quantità di denaro che desideri raccogliere, ovvero la quantità di denaro che ti rimane dopo aver sottratto le spese, calcolando quanto hai bisogno o vuoi raccogliere per la causa. Avere questo numero su cui lavorare ti aiuterà a pianificare il resto dell'evento.
   • Ad esempio, se stai raccogliendo fondi per combattere gli incendi in Australia, potresti fissare un obiettivo netto di $ 10.000 da donare a enti di beneficenza che aiutano quella causa. Ciò significa che vuoi raccogliere $ 10.000 per la causa più abbastanza per coprire le spese dell'evento di raccolta fondi.
   • Se stai raccogliendo fondi per qualcosa come una squadra sportiva, puoi calcolare quanti soldi hai bisogno per cose come nuove attrezzature o spese di viaggio per aiutarti a fissare il tuo obiettivo. Se hai bisogno di $ 1.000 per le nuove maglie e $ 4.000 per viaggiare a un torneo, imposteresti un obiettivo netto di $ 5.000.
   • È meglio essere completamente trasparenti con i tuoi donatori e sostenitori su dove andranno i soldi che stai raccogliendo.
3. 3 Scegli un pubblico di destinazione in base a chi pensi che abbia a cuore la tua causa. Pensa allo scopo del tuo evento di raccolta fondi e decidi se sarà rivolto a un pubblico generale o se mirerà a un pubblico più specifico, come amici e familiari dei membri della tua squadra sportiva, uomini d'affari o genitori. Questo ti aiuterà a scegliere il tipo di evento e determinare chi e quante persone invitare.
   • Ad esempio, una grande causa di beneficenza, come la raccolta di fondi per i bambini in Sudan, può avere un pubblico target ampio e più generale perché è una questione mondiale piuttosto che locale.
   • Se stai raccogliendo fondi per una causa più personale, come i conti del veterinario di un animale domestico, avrebbe più senso limitare il pubblico a familiari, amici e membri stretti della comunità immediata per i quali la causa è più rilevante.
4. 4 Crea un budget. Fai un elenco di tutte le cose che sai che dovrai spendere per l'evento. Includere cose come il personale, lo spazio per eventi, cibo e bevande, inviti, oratori o intrattenitori e qualsiasi altro oggetto o servizio che costerà denaro.
   • Se non conosci ancora il prezzo esatto di tutto ciò per cui dovrai pagare, va bene. Puoi creare un foglio di calcolo con tutte le spese elencate, quindi compilarlo con i costi stimati di ogni articolo mentre continui a pianificare.
   • Potresti essere in grado di ottenere servizi, articoli e persino spazi per eventi donati da aziende o organizzazioni locali. Spiega loro che stai ospitando un evento di raccolta fondi per il tuo ente di beneficenza e che possono aiutare una causa degna e ottenere visibilità per la loro attività donando al tuo evento.
5. 5 Seleziona il tipo di evento da organizzare in base al tuo pubblico e al budget. Scegli di tenere qualcosa di tradizionale come un autolavaggio, un'asta silenziosa ouna cenase non ti senti troppo creativo. Prova qualcosa di diverso come una corsa, una battaglia in acqua o un torneo di dodgeball se vuoi fare qualcosa di più unico e divertente.
   • Ad esempio, se stai organizzando una raccolta fondi a beneficio della banda della tua scuola, potresti organizzare una vendita di dolci scolastici o un carnevale.
   • Assicurati che l'evento sia un'esperienza a cui sia divertente partecipare. Potresti avere oratori ospiti, una band, attività dopo cena o qualsiasi altra cosa che puoi inventare per intrattenere e coinvolgere gli ospiti. Diventa creativo!
   • Quando fai brainstorming di idee per l'evento, puoi scegliere tra eventi basati sui servizi, come gli autolavaggi, ed eventi basati sulle competizioni, come i tornei sportivi.

   Mancia : Ricorda di considerare lo scopo della raccolta fondi, il budget e il pubblico di destinazione quando scegli il tipo di evento da ospitare. Ad esempio, non vorresti lanciare una rissa in acqua se il tuo pubblico di destinazione è gli anziani.

6. 6 Trova un posto dove tenere l'evento. Cerca ampi spazi per eventi interni come scuole, cantine, ristoranti o centri congressi se il tuo evento si terrà all'interno. Cerca spazi all'aperto come parchi o campi sportivi se stai ospitando un evento all'aperto.
   • Potresti provare a scoprire dove si sono svolti altri eventi simili e chiedere informazioni sulla disponibilità di quei luoghi.
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Parte 2 di 6: Pianificazione della raccolta fondi

1. uno Pianifica una data e un'ora. Assicurati che lo spazio in cui vuoi organizzare la raccolta fondi sia disponibile il giorno e l'ora che desideri e prenotalo. Lascia abbastanza tempo tra oggi e la data dell'evento affinché gli invitati possano rispondere, se applicabile.
   • Non programmare il tuo evento negli stessi giorni delle festività principali o di altri grandi eventi per evitare conflitti e massimizzare il numero di partecipanti.
2. 2 Visita le strutture del luogo scelto per pianificare l'allestimento dell'evento. Assicurati che ci sia spazio adeguato e scopri quali forniture sono disponibili per l'uso, se presenti. Crea una mappa dello spazio e disegna dove andranno le cose diverse il giorno dell'evento.
   • Ad esempio, se stai ospitando una raccolta fondi in uno spazio per eventi come un centro conferenze, probabilmente hanno cose come microfoni, sistemi audio e altri dispositivi elettronici disponibili per il prestito o il noleggio.
   • Se stai organizzando una raccolta fondi all'aperto, assicurati di pianificare dove saranno cose come parcheggi e chioschi in concessione.
3. 3 Avvisare le autorità competenti e completare tutti i documenti richiesti. Effettua ricerche online o parla con altre persone che hanno ospitato raccolte fondi nella tua zona per scoprire quali sono i permessi necessari. Compila tutti i documenti richiesti e paga le commissioni per garantire che il tuo evento sia legale ed evitare multe o altri problemi.
   • Ad esempio, se stai organizzando una lotteria, potresti dover parlare con l'autorità di gioco. Se vendi cibo, potresti dover verificare con il dipartimento della salute.
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Parte 3 di 6: Organizzare l'evento

1. uno Acquista tutte le scorte necessarie. Fai riferimento al tuo elenco di articoli che hai realizzato per il tuo budget. Acquista il maggior numero di scorte possibile in anticipo e assicurati di sapere dove trovare qualcos'altro di cui hai bisogno per acquistare subito prima dell'evento.
   • Ad esempio, per un'asta silenziosa, avrai bisogno di cose come tavoli, appunti, carta, penne e beni e servizi donati da mettere all'asta.
   • Se stai cenando al tuo evento, avrai bisogno di cose come cibo, bevande, bicchieri, piatti e posate.

   Mancia : Puoi noleggiare oggetti più grandi che utilizzerai una sola volta, come tavoli e sedie, da una società di noleggio di forniture per eventi.

   
   
   
2. 2 Prenota tutti i servizi di cui hai bisogno per l'evento. Assumi tutto il personale di cui hai bisogno, ad esempio personale di sicurezza o camerieri. Programma il servizio di ristorazione, l'intrattenimento e qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per la raccolta fondi.
   • Ad esempio, se vuoi avere intrattenimento dal vivo all'evento, prenota una band in anticipo. Se vuoi controllare strettamente l'ingresso, assumi una guardia di sicurezza per assistere alla porta principale. Se stai servendo cibo, prenota un team di catering per fornire il cibo e servire gli ospiti.
3. 3 Raduna una squadra di volontari per lavorare all'evento. Parla con amici, familiari, persone che conosci che sostengono la tua causa e chiedi loro se sono disposti ad aiutare con la tua raccolta fondi. Raccogli abbastanza volontari per aiutarti con le attività pre-evento e per aiutarti a gestire l'evento stesso.
   • Il numero di volontari di cui hai bisogno dipende dalla grandezza dell'evento. Puoi fare un elenco di tutti i diversi ruoli e responsabilità per i quali desideri essere aiutato per decidere di quanti volontari hai bisogno.
4. 4 Delega compiti di leadership e altre responsabilità al team dell'evento. Una volta assemblato un team, assegna i compiti ai membri del tuo team e assicurati che tutti capiscano il loro particolare lavoro o compito. Incoraggia i membri del team a porre domande se non sono chiari riguardo al loro incarico o alle loro responsabilità.
   • Ad esempio, se stai tenendo un'asta silenziosa, potresti aver bisogno di 1-2 persone per aiutarti con il marketing e la vendita dei biglietti prima dell'evento. Quindi, potresti aver bisogno di 1 persona per ricevere donazioni e gestire il denaro il giorno dell'evento, 1 persona per indirizzare gli ospiti nel parcheggio e 1 persona per accompagnare gli ospiti ai loro posti.
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Parte 4 di 6: Marketing della raccolta fondi

1. uno Promuovi l'evento di raccolta fondi online. Usa i social media, la posta elettronica e possibilmente un sito web per pubblicizzare l'evento. Crea pagine per l'evento su Facebook e Instagram per pubblicizzarlo.
   • Se stai solo facendo una raccolta fondi una tantum, potrebbe non avere senso dedicarti allo sforzo di creare un sito web per l'evento. Tuttavia, se ti vedi a lanciare di più, vale la pena dedicare il tempo e gli sforzi alla creazione almeno di un sito web di base che puoi utilizzare come pagina di destinazione con informazioni sull'evento.

   Mancia : Chiedi ad amici, familiari e sostenitori della tua causa di promuovere l'evento attraverso i loro canali di social media. Potresti anche provare a chiedere alle attività commerciali locali se sono disposte a promuovere il tuo evento attraverso i loro social media.

2. 2 Invia messaggi di posta elettronica a tutti i tuoi contatti. Crea diverse email tra cui un annuncio iniziale e 2-3 email di follow-up che pubblicizzano l'evento che includono collegamenti a tutti i canali di social media dell'evento e informazioni su come acquistare biglietti, donare e partecipare. Invia queste email a tutti i tuoi contatti personali.
   • Puoi anche chiedere ai tuoi amici, familiari e sostenitori di inoltrare o inviare ogni e-mail ai loro elenchi di contatti per diffondere la parola a più persone.
3. 3 Usa i media tradizionali per pubblicizzare la raccolta fondi. Prendi uno spazio pubblicitario su un giornale locale se te lo puoi permettere o contatta la redazione per cercare di ottenere una copertura giornalistica dell'evento. Contatta le stazioni radio e TV locali per vedere se daranno copertura alle notizie del tuo evento.
   • Potresti prendere in considerazione altre forme di media tradizionali, come poster e volantini, ma tieni presente che questi metodi non sono molto rispettosi dell'ambiente. Usali solo se ritieni che sia assolutamente necessario spargere la voce.
4. 4 Prevendi i biglietti per l'evento. Usa un sito web gratuito, come EventBrite, per vendere biglietti online. Chiedi alle attività commerciali locali se sono disposte a essere punti vendita per i biglietti fisici e pubblicizza dove sono disponibili i biglietti durante la commercializzazione dell'evento.
   • Puoi offrire uno sconto 'early bird' per incoraggiare le persone a comprare in anticipo.
   • Puoi anche offrire uno sconto di gruppo per incoraggiare le persone a dirlo ai loro amici e prenotare in gruppi più grandi.
   • Considera un evento VIP ad accesso anticipato. Ad esempio, se stai ospitando un'asta silenziosa, puoi addebitare un extra per i biglietti VIP che consentono ai titolari di accedere all'asta in anticipo e di esaminare i prodotti. Oppure, se stai ospitando un concerto di beneficenza, potresti avere un incontro pre-concerto e un saluto per i VIP.
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Parte 5 di 6: Preparazione delle finanze

1. uno Apri un file conto bancario se è richiesto nella tua zona. In molti stati degli Stati Uniti, ad esempio, è necessario aprire un conto bancario per il tuo ente di beneficenza se desideri ricevere donazioni dal pubblico. Fai qualche ricerca online per scoprire se è necessario dove vivi.
   • Metti un nome sull'account per assicurarti che sia chiaro ai fini fiscali. Ad esempio, se stai raccogliendo fondi per una bambina di nome Susan Baker, che sta ricevendo cure per il cancro, assegna all'account un nome simile a 'Susan Baker Donation Fund'.
2. 2 Ottieni una cassetta di sicurezza e cambia se prevedi di ricevere denaro e controllare le donazioni. Conserva i contanti e gli assegni che ricevi nella cassetta di sicurezza. Conserva anche gli spiccioli nella cassetta di sicurezza o chiedi alla persona incaricata delle donazioni di conservare gli spiccioli in un marsupio o in un sacchetto dei contanti.
   • Se riceverai donazioni tramite assegno, stampa o scrivi un cartello grande e chiaro che informi i donatori a chi sono pagabili gli assegni che puoi posizionare da qualche parte visibile durante l'evento.
3. 3 Acquista l'attrezzatura giusta se desideri ricevere pagamenti con carta di credito. Procurati una macchina per carte di credito o un dispositivo di pagamento mobile, come Square, che funzioni con i telefoni cellulari se desideri ricevere pagamenti con carta.
   • Tieni presente che Square ha delle commissioni allegate e le società di carte di credito prendono una percentuale di ogni vendita come pagamento.
   • Puoi anche impostare un account PayPal per aiutarti a ricevere donazioni.
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Parte 6 di 6: Configurazione e gestione dell'evento

1. uno Inizia la configurazione il giorno prima o molto presto il giorno dell'evento. Ci sono sempre problemi dell'ultimo minuto che causano ritardi, quindi assicurati di iniziare a prepararti con largo anticipo rispetto all'ora di inizio dell'evento. Chiedi se puoi organizzare il giorno o la sera prima dell'evento se lo stai ospitando in uno spazio interno, oppure arrivaci come prima cosa la mattina per iniziare ad allestire il giorno dell'evento per assicurarti che tutto vada per il meglio.
   • Cerca di farti aiutare da un team di volontari chiedendo ad amici, famiglie e grandi sostenitori della tua causa se sono disposti a venire ad aiutarti a organizzare.
2. 2 Esegui una prova pratica dell'evento con lo staff dell'evento dopo l'impostazione. Assicurati che tutti sappiano dove dovrebbero essere durante l'evento e quali sono le loro responsabilità. Ciò garantirà che l'evento si svolga senza intoppi e non vi sia confusione tra gli helper.
   • Ad esempio, se c'è un parcheggio all'evento, chiedi a uno dei tuoi aiutanti di esercitarsi a dirigere il traffico immaginario. Se qualcuno farà sedere gli ospiti, invitali a provare come lo faranno.
3. 3 Fornire istruzioni chiare per gli ospiti. Assicurati che i partecipanti sappiano esattamente dove andare e qual è la funzione di ogni spazio. Crea cartelli o dispense con i dettagli sull'evento, come una cronologia e una mappa.
   • Ad esempio, se stai conducendo un'asta silenziosa, crea grandi cartelli che specifichino dove possono essere prese le offerte, dove le persone vanno a pagare e qualsiasi altra informazione necessaria.

   Mancia : Se devi fornire istruzioni verbali durante l'evento, assicurati di configurare un sistema audio e un microfono e provalo prima dell'arrivo degli ospiti.

4. 4 Metti qualcuno incaricato di ricevere e gestire le donazioni. Prepara un tavolo delle donazioni e assegna un volontario al tavolo in ogni momento per raccogliere le donazioni e gestire i soldi. Fornisci loro una cassetta di sicurezza per contanti e assegni, nonché l'attrezzatura necessaria per accettare qualsiasi altra forma di pagamento, come una macchina per carte di credito o il sistema Square.
   • Assicurati di avere qualcuno a guardare il tavolo dei soldi e delle donazioni in ogni momento. Se la persona principale responsabile deve alzarsi e andare in bagno o qualcosa del genere, assicurati che qualcuno la sostituisca temporaneamente.
5. 5 Interagisci con gli ospiti durante l'evento. Sii positivo ed energico. Chiedi agli ospiti se si stanno divertendo e se hanno qualche feedback. Fagli sapere quanto sei grato per la loro presenza e generosità.
   • Pensa anche ai modi per coinvolgere gli ospiti online. Ad esempio, potresti creare un hashtag per l'evento e chiedere agli ospiti di condividere le loro esperienze tramite i social media con l'hashtag. Puoi anche creare un filtro per gli eventi su Instagram e invitare gli ospiti a caricare le immagini utilizzando il filtro mentre sono presenti.
6. 6 Manda un ringraziamento a sostenitori e ospiti al termine dell'evento. Pubblica messaggi generali di gratitudine a sostenitori, donatori, volontari e ospiti sui social media non appena l'evento è finito. Invia un ringraziamento personalizzato via e-mail a chiunque disponga delle informazioni di contatto per 1-2 giorni dopo l'evento.
   • Assicurati di includere informazioni su quanti soldi sei stato in grado di raccogliere e ricorda a tutti a cosa andranno i soldi.
   • Fornisci tutte le informazioni pertinenti su come le persone possono continuare a sostenere la causa. Ad esempio, collegamenti a enti di beneficenza che ricevono donazioni in corso per qualcosa come la fame nel mondo.
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Domande e risposte della comunità

• Domanda Come faccio a promuovere la mia raccolta fondi?Rob Wu
  L'esperto di raccolta fondi digitale e crowdfunding Rob Wu è il CEO di CauseVox, una piattaforma di raccolta fondi digitale progettata per le organizzazioni non profit. CauseVox lavora per aiutare i benefattori a raccogliere più soldi con meno sforzo. Rob ha raccolto oltre $ 200.000 per i suoi progetti di crowdfunding senza scopo di lucro e il suo lavoro è stato riconosciuto da CNN, Christian Science Monitor e Wall Street Journal.Rob WuEsperto di raccolta fondi digitale e crowdfunding Risposta dell'esperto Invia e-mail a persone che conosci e potenziali donatori che spiegano cosa stai cercando di ottenere.
• Domanda Puoi essere troppo giovane per ospitare una raccolta fondi? Ho meno di 13 anni. Potresti aver bisogno dell'aiuto di un adulto, ma non sei mai troppo giovane per fare una raccolta fondi. Mia figlia ne ha fatto uno quando aveva 8 anni.
• Domanda Cosa devo scrivere sui volantini? Dovresti scrivere solo punti chiave accattivanti, come il nome degli eventi e cosa verrà offerto (Giochi! Lotterie! Cibo!) Ecc. Assicurati di includere il nome di chi è l'evento e il nome di chi lo sta eseguendo. Possibilmente includere sponsor.
• Domanda Dove posso organizzare un evento di raccolta fondi? Alcune opzioni sono una palestra locale, un parco, una chiesa o un centro comunitario.
• Domanda La vendita di cibo è una buona idea per un evento di raccolta fondi? Sì, e molte organizzazioni hanno raccolto i fondi necessari attraverso attività come le vendite di torte.
• Domanda Come posso trovare qualcuno che sia un buon pianificatore di raccolta fondi per pianificarne uno per me? Internet è generalmente un buon punto di partenza. Assicurati di controllare in giro e assicurati che chiunque tu stia guardando abbia una reputazione consolidata come buon pianificatore. Sentiti libero di eseguire una rapida ricerca su Google su tutto ciò che trovi. Cerca cose come testimonianze e recensioni dei clienti, se puoi. Ricorda che i ragazzi piccoli e meno conosciuti a volte sono altrettanto bravi, quindi potresti provare a correre il rischio.
• Domanda Posso organizzare un evento di raccolta fondi all'esterno? Gli eventi all'aperto sono un'ottima idea fintanto che il tempo è bello e sei il proprietario della proprietà. Se si trova su una proprietà che non possiedi, avrai bisogno del permesso del proprietario del terreno prima di poter procedere.
• Domanda Ho bisogno di documenti legali per organizzare un evento di raccolta fondi? Dipende dagli eventi specifici che si svolgeranno alla raccolta fondi. Ad esempio, se stai organizzando una lotteria o vendendo 50/50 biglietti, dovresti verificare con le autorità locali di gioco. Inoltre, se stai servendo o vendendo liquori, dovresti esaminare una licenza per liquori.
• Domanda Come dovrebbero essere le decorazioni per una lotteria? Puoi mettere cartelli, poster e altre forme di pubblicità sullo stand da cui vendi i biglietti della lotteria. Usa molto colore e, se possibile, fai vedere i premi.
• Domanda Posso assumere ballerini, musicisti e artisti per il mio progetto di raccolta fondi? Sì. Devi assicurarti che gli artisti siano appropriati per il tuo evento e assicurarti di avere il loro pagamento e tutti i materiali, forniture o attrezzature necessari. Potresti persino trovare alcuni artisti disposti a donare il loro tempo per la tua causa.